Afspraken

Met de module Afspraken kunnen bezoekers zelf online een afspraak boeken, handig voor bijvoorbeeld een kapsalon, coach of behandelaar. Jij beheert je diensten, je werktijden en de agenda; de rest gaat automatisch, inclusief bevestigingsmails.

Aan de slag in drie stappen

• 1. Zet de module aan. Ga naar Modules kiezen en vink Afspraken aan. Het menu-item verschijnt dan in je beheer. Zet je het blok Afspraak boeken op een pagina, dan gaat de module vanzelf aan; dan hoef je hem niet apart aan te vinken.
• 2. Stel diensten en werktijden in. Bepaal wat bezoekers kunnen boeken en wanneer je beschikbaar bent (zie hieronder). Zolang dat nog niet is gebeurd, wijst de kalender je erop.
• 3. Zet het boeken-blok op een pagina. Voeg in de pagina-editor het blok Afspraak boeken toe. Pas daarna kunnen bezoekers een afspraak maken.

Het blok Afspraak boeken

In het blok typ je boven het boekingsformulier een titel en een korte tekst. Bezoekers kiezen een dienst, een dag en een tijd, en vullen daarna hun naam, e-mailadres, telefoonnummer en eventueel een opmerking in. Na het boeken zien ze alleen nog de bevestiging.

Extra vragen: wil je bij elke boeking meer weten, zoals het adres (bijvoorbeeld bij werk aan huis) of een kenteken? Maak dan eerst onder Formulieren een formulier met die vragen. Kies het daarna in het boekingsblok bij Extra vragen bij het boeken. De vragen komen onder naam, e-mail en telefoon te staan; velden voor naam, e-mailadres, telefoonnummer en handtekening uit dat formulier worden overgeslagen, want die vraagt de boeking al zelf. De antwoorden staan in de e-mails over de boeking en zie je bij de afspraak in de Kalender en onder Boekingen. Kies je Geen, dan vraagt het blok alleen naam, e-mail, telefoon en opmerking.

De tabs

Bovenaan de afsprakenmodule staan de tabs Kalender, Boekingen, Diensten, Werktijden en Instellingen. Een getal naast Boekingen laat zien hoeveel aanvragen nog op je bevestiging wachten.

Kalender

Je agenda in maandweergave. Per dag zie je hoeveel afspraken er zijn, hoeveel daarvan nieuw zijn en of de dag (deels) geblokkeerd is. Klik op een dag om de afspraken van die dag te zien, met naam, behandeling, telefoon, e-mail en notitie, en of de afspraak via website kwam of zelf geplaatst is. Rechts kun je:

• Afspraak inplannen: kies een Dienst (of Eigen duur… met een aantal minuten), de Begintijd, de Naam en eventueel telefoon, e-mail en een notitie. Klik op Inplannen.
• Blokkeren: zet een dag of dagdeel dicht. Vul Van (tijd) en Tot (tijd) in, of laat de tijden leeg om de hele dag te blokkeren. Met Tot en met blokkeer je meerdere dagen in één keer, bijvoorbeeld voor een vakantie. Een Reden is optioneel. Een blokkade hef je op met het kruisje ernaast (Blokkade opheffen).
• Een aanvraag die op je wacht (te bevestigen) bevestig je met Bevestigen.
• Een afspraak verwijderen doe je met de prullenbak. Vink je daarbij boeker mailen aan, dan krijgt de boeker een e-mail dat de afspraak niet doorgaat.

Boekingen

Bovenaan staan de Te bevestigen aanvragen: klik op Bevestigen om een aanvraag vast te zetten, of wijs hem af met het kruisje (met boeker mailen aangevinkt krijgt de aanvrager daar bericht van). Daaronder staan je Komende afspraken; met de knop Kalender spring je naar die dag in de kalender.

Diensten

De dingen waarvoor bezoekers kunnen boeken, bijvoorbeeld Knippen, Consult, Intake of Behandeling, elk met een eigen duur. Vul een Naam van de dienst en de Duur (minuten) in en klik Toevoegen. Een langere dienst neemt vanzelf meer ruimte in je agenda in. Bestaande diensten pas je direct in de lijst aan en sla je op met Opslaan; verwijderen kan met de prullenbak, bestaande afspraken blijven dan gewoon staan.

Heb je veel diensten, verdeel ze dan in groepen (bijvoorbeeld Dames of Kleuren), net als op een prijslijst. Vul bij Nieuwe groep (kopje in de keuzelijst) een naam in en klik Groep toevoegen. Bij een nieuwe dienst kies je dan meteen de Groep. Sleep diensten aan de puntjes om de volgorde te wijzigen of ze naar een andere groep te verplaatsen; groepen versleep je aan hun kopje. Verwijder je een groep, dan blijven de diensten bestaan en komen ze bij Zonder groep te staan.

Werktijden

Op welke dagen en tijden je boekbaar bent. Zet per dag het vinkje aan en vul de begin- en eindtijd in. Per dag kun je twee tijdvakken instellen, bijvoorbeeld een ochtend- en een middagdeel met pauze ertussen; werk je zonder pauze door, vink dan het tweede tijdvak uit. Klik op Werktijden opslaan. Losse vrije dagen of vakanties regel je door tijd te blokkeren in de kalender.

Instellingen

Onder Instellingen kies je bij Bevestiging hoe een boeking via je website wordt afgehandeld:

• Direct bevestigen: de afspraak staat meteen vast en de bezoeker krijgt direct een bevestiging per e-mail.
• Eerst zelf bevestigen: jij keurt elke aanvraag eerst goed; de bezoeker ziet dat de bevestiging per e-mail volgt. Het tijdstip wordt intussen wel alvast vastgehouden.

Bij Afspraken tegelijk stel je in hoeveel afspraken er op hetzelfde moment kunnen lopen (1 tot 10). Werk je alleen, laat dit dan op 1 staan. Heb je bijvoorbeeld drie medewerkers, kies dan 3: een tijdstip blijft boekbaar tot er drie afspraken tegelijk lopen. Bezoekers kiezen geen medewerker; je verdeelt de afspraken zelf. Je werktijden gelden voor de hele zaak.

De Boekbare periode bestaat uit drie keuzes:

• Vooruit te boeken: hoe ver vooruit mensen mogen boeken (1, 2, 3, 6 of 12 maanden).
• Minimaal van tevoren: hoeveel tijd er minstens tussen het boeken en de afspraak moet zitten (geen minimum, 1 tot 24 uur, of 2 dagen).
• Starttijden per: op welke tijdstippen een afspraak mag beginnen (elk kwartier, elk half uur of elk heel uur), zolang de gekozen dienst binnen je werktijden past.

Klik op Instellingen opslaan.